Struktur Organisasi Housekeeping

Struktur organisasi houskeeping terdiri dari beberapa bagian. Adanya ruang lingkup housekeeping yang sangat besar dan luas mengakibatkan penanganan housekeeping itu sendiri harus terinci dan terorganisasi demi kelancaran operasionalnya. Agar lebih jelas tentang seksi-seksi yang ada dalamn Housekeeping Departement, berikut ini adalah susunan dan tugas yang terdapat dalam organisasi Housekeeping:

Executive Housekeeper

Executive Housekeeper merupakan bagian tertinggi yang terdapat dalam bagan organiosasi di mana tugas pokok Executive Housekeeping adalah penanggung jawab semua operasional tata graha pada hotel dimana bertanggung jawab penuh mengordinir antara bagian tata graha sepenuhnya dengan dengan departemen lain,khususnya bagian kantor depan hotel, mengawasi, mengawasi para karyawan, perencanaan kerja, perlengkapan kerja, serta mengontrol operasional sehari-hari di tata graha sehingga dapat berjalan lancer, Agusnawar (2000:29) mengatakan:

Tugas dan tanggung jawab seorang housekeeper adalah:

1. Merencanakan program kerja dan anggaran Departemen Tata Graha.
2. Menghubungi Front Office untuk mendapatkan informasi mengenai Today’s Expected Arrival List, Guest in The House List, VIP List, dan Expected Departure List, sebelum memulai tugasnya dan kemudian meneruskannya kepada setiap Room Supervisor.
3. Memberi perhatian khusus kepada tamu-tamu VIP
4. Mengkoordinasi bidang kerja seluruh karyawan dalam lingkungan housekeeping.
5. Mengerjakan pemeliharaan dan pencatatan terhadap barang-barang milik hotel yang hilang atau rusak.
6. Mengadakan pengawasan agar rencana kerja yang telah disusun dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
7. Menampung, menelaah, dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.
8. Mengadakan pelatihan dan memberikan petunjuk penggunaan metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang harmonis di Housekeeping Departement.
9. Bertanggung jawab atas semua biaya untuk keperluan operasional housekeeping, menemui pembelian alat-alat dan obat-obat pembersih, lena guest supllies, guest amenties, dan lain-lain.
10. Membuat evaluasi kerja bawahan setiap bulan/pertahun.
11. Membina hubungan kerja yang harmonis dengan kepala departemen atau bagian lain.

Sementara Kappa (1990) mengatakan: “…all the housekeeping operasional must be done by planning, organizing/coordinating/staffing, directing/controlling, and evaluating”. Artinya bahwa seorang executive housekeeper harus mampu menjalankan tugasnya mulai dari perencanaan kerja, pengorganisasian atau pengaturan karyawan, mengontrol serta memberikan penilaian bagi kelancaran hotel. Pendapat di atas membuktikan bahwa menjadi seorang executive housekeeper sangat dituntut untuk mengetahui bagaimana seluk-beluk hotel, karena tanpa memiliki kemampuan dalam melaksanakan tugastugas yang dimaksud di atas otomatis operasional hotel tidak akan berjalan secara efektif dan efisien.

Assistant Executive Housekeeper

Tugas pokok seorang Assistant Executive Housekeeper adalah menjalankan tugas dan tanggung jawab Executive Housekeeper apabila yang bersangkutan berhalangan atau tidak dapat menjalankan tugasnya. SeorangAssistant Executive Housekeeper harus mampu melaksanakan semua tanggung jawab yang diberikan oleh atasannya (Executive Housekeeper), (Agusnawar 2000) mengatakan:

Rincian tugas seorang Assistant Executive Housekeeper adalah:

1. Membantu Executive Housekeeper membuat program pelatihan, petunjuk pelaksanaan tugas, dan merencanakan pelaksanaan program pelatihan karyawan.
2. Mengontrol hasil kerja bawahan, yang meliputi disiplin, hasil kerja, dan mutu pekerjaan.
3. Memonitor dan mengontrol situasi kamar yang ada hubungannya dengan check-in, check-out, room change, dan kamar yang harus diperbaiki (out of order)
4. Menghadiri pertemuan (meeting) antarpimpinan bagian bila Executive Housekeeper berhalangan hadir.
5. Mengotrol pemakaian alat-alat dan bahan pembersih serta perlengkapan tamu.
6. Menyelesaikan masalah yang timbul di Housekeeping Department.
7. Mengajukan permohonan pembelian alat-alat dan bahan pembersih, lena dan gusest supllies kepada Executive Housekeeper.
8. Memimpin dan membuat jadwal kerja Supervisor.
9. Mengkoordinasi kerja supervisor beserta bawahannya.
10. Mengadakan brefing dengan para penyelia.
11. Ikut membina hubungan kerjasama dengan para kepala bagian atau departemen lain. Bertanggung jawab kepada Executive Housekeeper

Chief Floor

Chief Floor mempunyai kedudukan di bawah Assistant Executive Housekeeper dan merupakan Floor Section. Dengan kata lain bahwa Chief Floor adalah merupakan kepala seksi yang bertanggung jawab penuh terhadap operasional Floor Section ataupun Room Section yang dipegangnya, (Sulastiyono, 1994) mengatakan:

Sebagai kepala seksi, Chief Floor bertugas:

1. Mewakili Assistant Executive Housekeeper (apabila berhalangan datang), untuk menyampaikan instruksi dari atasan kepada para Floor Supervisor yang terkait dengan operasional floor section, khususnya dalam penangan kamar tamu.
2. Mengikuti brefing atau pertemuan-pertemuan yang diadakan oleh manajemen.
3. Membuat Time Work Schedule bagi para Floor Supervisor maupun Room boy/Room attendant.
4. Membuat rencana kerja untuk para Floor Supervisor maupun Room boy/Room attendant tentang general cleaning, special cleaning, maupun daily cleaning terhadap kamar tamu, khususnya saat tingkat hunian kamar rendah.
5. Memberikan pelatihan (in house training) kepada Room boy/ Room attendant, baik tentang cara penggunaan mesin pembersih, maupun yang berkaitan dengan cara kerja para Room boy agar dapat bekerja secara efektif san efisien.
6. Memberikan pengarahan kepada para Floor Supervisor maupun Room boy untuk menghadapi dan menyelesaikan keluhan tamu di kamar (floor area)
7. Mengajukan permohonan kepada atasan untuk penambahan tenaga Room boy bila memang dierlukan.
8. Memberikan penilaian terhadap para bawahan, baik Floor Supervisor maupun Room boy.
9. Mengusulkan kepada manajemen, melalui Executive Housekeeper, agar para bawahan mendapatkan penghargaan bagi karyawan yang berprestasi, serta reprimand atau punishment bagi yang melakukan pelanggaran yang merugikan perusahaan.
10. Membuat laporan bulanan tentang penggunaan guest supplies dan cleaning supplies kepada Assistant Executive Housekeeper agar dapat dipakai sebagai masukan dalam pembuatan anggaran belanja Floor section.
11. Melaporkan kesediaan guest supplies dan cleaning supplies yang sudah menipis sehingga dapat dibuatka purchase request (permintaan pembeliaan barang) oleh Office Clerk/Housekeeping Secretary.
12. Menerima laporan dari para Floor supervisor mengenai kerusakan atau kehilangan barang-barang milik hotel yang ada di dalam kamar, serta menindak-lanjutinya.
13. Menerima laporan dari para Floor supervisor bila ada kehilangan barang milik tamu di dalam kamar, maupun penemuan barang-barang milik tamu yang tertinggal di dalam kamar serta menindak-lanjutinya.
14. Melaporkan kepada Assistant Executive Housekeeper apabila keluhan dari para tamu yang tidak bisa diatasi.
15. Menjalin kerja sama dengan seluruh seksi di Housekeeping Department maupun dengan seksi-seksi departemen lain.

Menjadi seorang kepala bagian, Chief Floor dituntut untuk menjadi seorang pekerja yang lihai karena tugas dan tanggung jawabnya yang begitu luas, dimana seorang kepala bagian ini harus bisa mengontrol beberapa bagian kerja yang luas yang tentunya berada dalam ruang lingkup yang luas pula.

Housekeeping Secretary, Office Clerk, Order Taker

Di beberapa hotel, Housekeeping Office merupakan salah satu seksi tersendiri di dalam Housekeeping Department, Housekeeping Office merupakan pusat dari seluruh kegiatan tata graha. Housekeeping Office adalah kantor dari Executive Housekeeper, Assistant Executive Housekeeper, Chief Floor/Chief Housman, maupun Housekeeping Secretary dan juga merupakan pusat kegiatan administrasi di Housekeeping Department, (Darsono, 1995:70) mengatakan:

Kegiatan di dalam Housekeeping Department administrasi meliputi dua kegiatan administrasi di mana administrasi intern meliputi:

1. Membuat Work Schedule untuk Floor Supervisor, Office clerk, maupun Room Boy/Attendant
2. Membuat laporan harian, mingguan, maupun bulanan atas penggunaan berbagai obat pembersih oleh Room Boy serta Houseman.
3. Menerima, mencatat, menyimpan, dan merawat barang-barang temuan milik tamu di area hotel.
4. Melayani permohonan izin untuk meninggalkan tugas, izin cuti, maupun extra day off housekeeping crew.
5. Melayani pertukaran kerja Room boy maupun Houseman.
6. Membuat pengumuman untuk Housekeeping crew
7. Mencatat dan melaporkan kepada Executive Housekeeper bila ada barang-barang milik hotel yang ada di dalam kamar yang kemudian dibawa tamu saat CO atau dirusakkan tamu.
8. Melaporkan kepada Executive Housekeeper bila ada complaint tamu yang tidak dapat diatasi oleh Floor Supervisor atau Chief Floor.
9. Membuat jadwal in house training bagi housekeeping crew.
10. Mengarsipkan surat keluar, surat masuk, time work schedule, maupun surat-surat izin seluruh karyawan Housekeeping.
11. Mengakses data tamu maupun Room Status ke dalam komputer.

Housekeeping Office yang dipimpin oleh Housekeeping Secretary membawahi Office Clerk bertugas sebagai Order Taker. Kegiatan administrasi yang bersifat ekstern adalah sebagai berikut:

1. Membuat Work Order kepada Engineering Department untuk memperbaiki kerusakan-kerusakan yang ada di dalam kamar tamu maupun areal lain untuk keperluan operasional Housekeeping Department.
2. Membuat Purchase Requisition kepada Purchase Department untuk pengadaan atau pembelian barang-barang kebutuhan Housekeeping Department.
3. Membuat Store Room Requisition untuk pengambilan barang-barang keperluan Housekeeping Department.
4. Membuat Housekeeping Report yang dikirimkan kepada FO department, F&B Department Accounting Department, maupun departemen lain yang memerlukannya.
5. Membuat Inter Office Communication yang ditujukan kepada semua departemen yang ada dalam hotel, yang terkait dengan operasional Housekeeping Department.
6. Menerima Banquet Event Order (BEO), atau Function Bulletin dari Banquet Manager, F&B Manager, atau dari Marketing Manager untuk ditindak-lanjuti.
7. Menerima Guest List, Expected Arrival List, Expected Departure List, VIP Notice, Treatment Requisition, House Count Information serta Discrepancy Report dari FO Department, dan menindak-lanjuti.
8. Membuat laporan lembur karyawan Housekeeping Deparment, agar mendapatkan haknya.
9. Membuat Get Pass (surat izin membawa barang-barang keluar hotel) kepada Security.
10. Membuat Lost and Damage Report kepada Purchasing Department atau Accounting Department atas barang-barang milik hotel yang hilang, dibeli tamu, ataupun rusak, sebagai laporan penyusutan barang dan sebagai bahan untuk pengadaan barang atau pembelian barang lagi.

Adapun tugas-tugas Order Taker adalah sebagai berikut:

1. Menerima telepon dari seksi lain maupun departemen lain serta menindak-lanjutinya.
2. Menerima order atau permintaan tamu dari dalam kamar dan menyampaikannya ke Room boy atau petugas lain yang terkait untuk menindak-lanjutinya.
3. Menerima telepon dari luar dan menyampaikannya kepada yang dituju.
4. Menerima dan mencatat pesan-pesan dari tamu untuk disampaikan kepada Executive Housekeeper maupun staff yang lain.Mencatat guest complaint yang disampaikan lewat maupun guest complaint slip untuk disampaikan kepada Executive Housekeeper agar ditindak-lanjuti.

Menjadi sebuah pusat dari Housekeeping Department tentunya sebuah pekerjaan yang rumit di mana dalam kantor tersebut melakukan tanggung jawab yang berbeda-beda tetapi memiliki tujuan yang sama yaitu menjalankan operasional tata graha.

Floor Supervisor, Room Supervisor, Floor Captain

Room Supervisor adalah pengawas proses pekerjaan yang dilaksanakan Room boy, yaitu melaksanakan pembersihan, merapikan dan melengkapi kebutuhan tamu di kamar, seperti sabun mandi, handuk, dan keperluan-keperluan lain, Rutherfort (1990) mengatakan: “…supervisor are team leaders, having several Room attendants and a section housekeeping aide reporting to them. They are assigned to specific divisions of the Room section of a property and are responsible for the quality of work performed in the several Rooms sections to which their Room attendants are assigne”. Artinya bahwa supervisor adalah kelompok atau tim yang bertugas sebagai pemimpin bagi Room boy/attendant.

Tugas pokok Rooms Supervisor/Floor Supervisor adalah mengawasi dan mengontrol pekerjaan ppara Room boy sehingga dapat berjalan sebagaimana ditentukan dalam petunjuk pelaksanaan tugas atau Standard Operating Procedureyang berlaku di Housekeeping Department, khususnya untuk pekerjaan yang berhubungan dengan pembersihan kamar tamu, Sulastiyono, (1999) mengatakan:

Tanggung jawab seorang Room Supervisor adalah:

1. Mengadakan briefing dengan para Room boy mengenai hal-hal yang menyangkut keadaan tamu, misalnya mengenai tamu VIP, ON, tentang prioritas make up room dan pembagian tugas Room boy.
2. Menerima tugas dari Assistant Executive Housekeeper atau Chief Floor
3. Membagikan pass key atau room keys dan peralatan kepada masing-masing Room boy.
4. Membagikan cleaning material kepada Room boy sesuai dengan jumlah Room Occupancy.
5. Membuat Room Report sebagai sumber pembuatan Housekeeping Report.
6. Melporkan kehilangan atau kerusakan dalam kamar tamu ke Housekeeping Office agar segera dibuatkan Work Order oleh Office Clerk kepada Engineering Department untuk diperbaiki.
7. Mengecek dan meneliti hasil kerja para Room boy di dalam pembersihan kamar tamu.
8. Mengecek dan meneliti hasil pekerjaan Engineering Department.
9. Membuat laporan atas pekerjaan yang dilakukannya pada hari itu dan menulisnya di dalam log book.
10. Menerima kunci kamar atau pass key dari Room boy dan memeriksa Room boy trolley cart di setiap pergantian shift.
11. Mengawasi pekerjaan tugas-tugas bawahan, sambil membimbing, mengarahkan, melatih, dan memotivasi.
12. Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait (seluruh seksi yang ada di Housekeeping Department), maupun seksi departemen lain.
13. Membantu bawahan untuk menghadapi dan menyelesaikan masalah yang terjadi.
14. Menerima dan melaksanakan tugas-tugas yang diberikan atasan.
15. Selalu tampil rapi, bersikap ramah, sopan dan selalu siap membantu.

Seorang supervisor memiliki fungsi dan peran untuk melaksanakan unsurunsur atau fungsi-fungsi manajemen, seperti fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Di dalam menggerakkan bawahan seorang supervisor harus dapat menjadi pemimpin yang menguasai prinsip-prinsip kepemimpinan dan harus dapat bekerjasama dengan para bawahan, mampu berkomunikasi serta memahami aspek-aspek hubungan manusia, Sulastiyono, (1994: 21) mengatakan:

Pada pokoknya, fungsi dan peranan seorang supervisor adalah:

1. Menggunakan dan mengarahkan Sumber Daya Manusia melalui komandonya. Hal ini berarti memberikan motivasi kerja kepada para bawahan agar bekerja dengan senang dan semangat, menyenangi pekerjaannya, dan menunjukkan sikap baik dan positif. Hal tersebut akan memberikan dorongan, kesempatan untuk belajar dan berkembang serta bangga akan pekerjaannya.
2. Menggunakan, mengolah segala sumber daya yang tersedia. Seperti tenaga manusia, material, peralatan, dana, dan metode.
3. Menerapkan secara mantap peraturan dan kebijaksanaan peraturan perusahaan.
4. Melaksanakan hubungan kerja dengan seluruh karyawan, mulai dari atasan, teman sejawat, bawahan, serta tamu. Seorang supervisor yang baik akan selalu berusaha untuk mengembangkan semangat kerjasama yang efektif.
5. Melaksanakan penilaian kerja terhadap bawahan secara objektif. Para bawahan hendaknya diberi tahu seberapa baik prestasi mereka dalam melaksanakan pekerjaannya, dan dalam usaha meningkatkan efektifitas organisasi perusahaan, maka para penyelia harus melaksanakan penilaian prestasi kerja bawahannya.
6. Memberikan instruksi mengenai metode, prosedur, serta perilaku dalam menyelesaikan tugas pekerjaan
7. Memberikan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan bawahan.

Room Boy, Room Attendant

Room boy adalah petugas yang mempersiapkan tempat tidur pada waktu pembersihan kamar. Harus diingat bahwa pada waktu tamu masuk kamar, pandangan pertamanya akan ditunjukkan pada kerapian tempat tidur. Mereka akan mendapatkan kesan yang pertama secara keseluruhan hanya dengan melihat kerapian tempat tidur. Oleh sebab itu, tempat tidur harus dipersiapkan serapi mungkin sebelum tamu masuk ke kamarnya.

Room boy (pramugraha) merupakan petugas Floor Section yang menjaga kebersihan, kerapian, keindahan, kenyamanan, dan kelengkapan kamar-kamar tamu. Pelaksanaan kebersihan kamar tamu itu juga harus ditunjang dengan penampilan petugas kamar itu sendiri, dimana room boy harus berpenampilan baik dan rapi, meliputi tingkah laku, kejujuran, sopan santun pada tamu, atasan maupun teman sejawat, Darsono (1995:53);Rumekso, (2002).

Jasa pelayanan bidang tata graha berkaitan dengan penyediaan kamarkamar untuk para tamu yang tidak hanya mengkehendaki kebersihan saja, melainkan juga kenyamanan dan rasa aman, sehingga dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik dan kebutuhan-kebutuhan social serta tujuan yang dikehendaki, Rumekso (2002:9) mengatakan:

Tugas-tugas daripada Room Boy/Attendant adalah:

1. Datang ke hotel tepat pada waktunya.
2. Memasuki hotel melalui pintu masuk karyawan.
3. Mengenakan pakaian seragam.
4. Mencatat kedatangan pada time card stamping machine.
5. Hadir di area kerja 15 menit sebelumnya.
6. Memeriksa keadaan semua kamar pada permulaan shift dan menulis situasi kamar sesuai dengan stastus kamar kamar di dalam Work Plan.
7. Memeriksa kelengkapan kereta kerja, meliputi guest supplies, linen dupplies, dan cleaning material.
8. Melaksanakan pembersihan kamar tamu, meliputi penataan tempat tidur, melengkapi perlengkapan tamu, dan membersihkan kamar mandi.
9. Membuat laporan kamar yang sudah dibersihkan.
10. Melaporkan kerusakan dan kehilangan barang kepada penyelia kamar dan kepada Front Office Chasier. Apabila kerusakan dan kehilangan terjadi akibat kesalahan tamu, biaya ganti rugi dikenakan kepada tamu.
11. Mengembalikan linen dan towel, baik yang kotor maupun yang bersih ke room boy station sesuai dengan jumlah yang diberikan kepadanya
12. Mengatur dan membersihkan kembali trolley cart.
13. Apabiala tamu yang check-out, Roomboy harus segera meneliti perlengkapan kamar, sehingga ada-tidaknya barang-barang milik hotel yang terbawa oleh tamu, atau barang-barang tamu yang ketinggalan di hotel segera diketahui.
14. Melaporkan kepada penyelia kamar apabila ada tamu yang pindah kamar atau sakit.
15. Melaksanakan tugas tambahan yang diberikan oleh atasan.
16. Melakukan kerjasama dengan seksi dan departemen lain, seperti: F O Chasier, pada saat tamu CO, Bell boy, saat tamu CI atau CO, Waiter/Waitress Room Service, ketika akan memasukkan fruit basket, untuk kamar-kamar yang akan dihuni oleh tamu VIP, memasang dinner set di Suite Room., mengambil alat-alat makan/minum yang habis dipakai oleh tamu di dalam kamar, Security, untuk keamanan di seluruh floor area di mana Room boy bertugas, apalagi bila ada tamu yang perlu mendapatkan perhatian khusus (seperti tamu VIP, tamu yang tidak membawa barang, dan tamu yang mencurigakan).

Menjadi seorang Room Boy/Attendant adalah sebuah pekerjaan yang tentunya merupakan suatu tanggung jawab besar karena bisa dikatakan, bersih tidaknya kamar hotel, adalah merupakan hasil kerja seorang Room boy, yang tentunya sangat berpengaruh terhadap keberhasilan manajemen hotel.