Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen yang berarti adalah segenap kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai kegiatan yang telah ditetapkan dengan cara yang diatur sedemikian rupa dan sistematis sehingga tujuan dapat tercapai secara tertib, efektif dan efesien.

Menurut G.R. Terry yang dikutif oleh Dharma Setyawan Salam dalam bukunya Manajemen Pemerintahan Indonesia, bahwa fungsi manajemen ada 4 yang disingkat dengan akronim (POAC) yaitu:

• Planning (perencanaan). 
• Organizing (pengorganisasian). 
• Actuating (Penggerakan). 
• Controlling (Pengawasan).

Berdasarkan pendapat diatas, fungsi manajemen tersebut dapat dijadikan sebagai tolak ukur untuk merumuskan pelaksanaan kegiatan dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai. menurut, Dharma Setyawan Salam sebagai berikut:

Perencanaan adalah usaha membuat suatu pilihan tindakan dari berbagai alternatif yang mungkin dapat tersedia dalam rangka mencapai tujuan organisasi. (Salam, 2004).

Hal ini sejalan dengan pendapatnya Melayu S.P. Hasibuan bahwa: Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan (Hasibuan, 1995).

Berdasarkan penjelasan diatas, perencanaan adalah usaha untuk melakukan tindakan/pekerjaan dalam rangka mencapai hasil yang diinginkan pada masa akan datang.

Jenis-jenis rencana itu ialah:

1. Kebijakan adalah pernyataan atau pengertian umum yang memberikan bimbingan berfikir dalam menentukan keputusan. 
2. Anggaran adalah suatu ihtiar dari hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut dinyatakan dalam kesatuan uang. 
3. Prosedur adalah suatu rangkaian tugas yang mewujudkan urutan waktu dan rangkaian yang harus dilaksanakan.

Bertolak ukur dari pendapat diatas, bahwa fungsi perencanaan ini mencakup juga penetapan alat yang sesuai untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Hasil yang diharapkan dari fungsi ini adalah kesepakatan tentang sejumlah kegiatan yang harus dilakukan oleh anggota organisasi secara proposional dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Ada beberapa keuntungan dalam perencanaan yaitu:

1. Dengan adanya perencanaan tujuan jelas, obyektif dan rasional. 
2. Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur dan ekonomis. 
3. Perencanaan akan meningkatkan pendayagunaan semua fasilitas yang dimiliki. 
4. Perencanaan menyebakan semua aktivitas teratur dan bermanfaat. 
5. Perencanaan dapat memperkecil resiko. 
6. Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian. 
7. Perencanaan merangsang prestasi kerja. 
8. Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.

Keuntungan dalam perencanaan mempunyai tujuan yang jelas dan terarah dalam merumuskan sesuatu pekerjaaan yang akan dilaksanakan sehingga hasil yang di inginkan sesuai dengan tujuan yang di rencanakan.

Ada beberapa syarat perencanaan yang baik adalah:

1. Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan. 
2. Perencanaan harus didasarkan pada informasih, data dan fakta. 
3. Menetapkan beberapa alternatif. 
4. Putuskanlah suatu keputusan yang menjadi rencana.

Perencanaan yang dilaksanakan dengan baik, maka akan dihasilkan suatu rencana yang baik dengan memperhatikan syarat-syarat perencanaan yang berdasarkan kesepakatan bersama.

Fungsi pengorganisasian/fungsi pembagian kerja berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, karena pengorganisasian pun harus direncanakan. Pengertian Pengorganisasian dan organisasi berbeda. Pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan hal yang statis yang menggambarkan pola-pola, skema, bagan dan menunjukan garis-garis perintah serta hubungan-hubungan yang ada. Organisasi hanya merupakan alat, dan wadah tempat seorang pemimpin melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Hubungan Pengorganisasian dengan organisasi adalah hasil dari pengorganisasian yaitu apabila organisasi baik, maka organisasi pun akan baik dan tujuan pun relatif mudah dicapai.

Organisasi ini terdiri dari dua bagian dasar yaitu:

1. Bagian-bagian/departemen/devisi. 
2. Hubungan-hubungan, yakni hubungan antar manusia, antar departemen yang harus ditetapkan dengan jelas dan tegas.

Penetapan hubungan-hubungan ini merupakan salah satu sayarat tercapainya kerja sama (Team work) antara pegawai. Pengorganisasian menurut para ahli sebagai berikut:

Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan memerlukan aktifitas tersebut (Hasibuan, 1995).

Berdasarkan pendapat diatas, pengorganisasian adalah kelompok orang yang bekerja sama, dengan adanya penetapan dan pengelompokan pekerjaan, serta adanya pendelegasian wewenang.

Pengorganisasian adalah penentuan, pengelompokan dan penyusunan macam-macam kegiatan yang diperlukan untuk mencapai kegiatan, penempatan orang-orang (pegawai) terhadap kegiatan-kegiatan dari penyediaan fisik yang cocok bagi keperluan kerja dan penyuluhan hubungan wewenang yang dilimpahkan terhadap setiap orang dalam hubungannya dengan pelaksanaan kegiatan yang diharapkan. (Salam, 2004).

Berdasarkan pendapat di atas, maka fungsi pengorganisasian ini meliputi semua kegiatan manajemen yang diwujudkan dalam struktur tugas dan wewenang. Pengorganisasian mengatur kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan oleh unit-unit organisasi seperti pendelegasian wewenang untuk melaksanakan pekerjaan, hubungan informasi vertikal dan horizontal, dalam suatu koordinasi yang efektif dan efesien.

Ada beberapa tahap dalam proses pengorganisasian yaitu:

1. Penentuan kegiatan adalah seorang pimpinan harus mengetahui dan merumuskan kegiatan yang diperlukan serta menyusun daftar kegiatan yang akan dilaksanakan. 
2. Pengelompokan kegiatan harus mengelompokan kegiatan atas dasar tujuan yang sama, hal ini berdasarkan atas dasar proses atau peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan. 
3. Pendelegasian wewenang adalah seorang pemimpin harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada bawahan.

Setelah melakukan perencanaan dan pengorganisasian, tibalah saatnya untuk melaksanakan perencanaan dan pengorganisasiaan itu dengan menggerakan seluruh sumberdaya yang telah direncanakan dan diorganisir untuk mencapai tujuan organisasi. Karena tercapainya tujuan bukannya hanya tergantung kepada perencanaan dan pengorganisasian yang baik melainkan juga tergantung kepada penggerakan dan pengawasan

Penggerakan menurut Melayu S.P. Hasibuan yaitu:Actuating is setting all members of the group towant to achieve the objektive willingly and keeping with managerial planning and organizing efforts. Penggerakan adalah membuat semua kelompok agar mau bekerja sama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha pengorganisasian. (Hasibuan, 1995).

Penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pemimpin untuk membimbing, mengarahkan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan sesuatu kegiatan agar mau bekerja sama untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan pengorganisasiaan. Menurut Dharma Setyawan Salam yaitu:

Penggerakan adalah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok agar berkehendak dan berusaha dengan keras untuk mencapai tujuan dengan ikhlas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian dari pihak pimpinan. (Salam, 2004).

BerdasarkaN pendapat diatas, maka fungsi penggerakan dapat diartikan sebagai suatu usaha mempengaruhi dan mengarahkan anggota organisasi (pegawai) untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kebijakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pemimpin untuk membimbing, mengarahkan dan mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan sesuatu kegiatan usaha.

Ada beberapa faktor dominan dalam menentukan keberhasilan penggerakan yaitu:

1. Motivasi adalah suatu keahlian seorang pemimpin dalam mengarahkan bawahannya agar tercapainya organisasi. 
2. Kepemimpinan adalah merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain agar mau bekerja sama untuk mencapai tujuan yang di inginkan. 
3. Sikap dan moral seorang pimpinan dalam membina kerja sama, harus mampu memahami perilaku bawahannya. 
4. Komunikasi adalah informasi, pesan yang dikomunikasikan dapat dimengerti dan ditafsirkan sama oleh orang lain.

Tahap terakhir adalah pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen untuk menjamin agar pelaksanaan kerja berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam rencana sebelumnya. Pengawasan tidak mungkin dapat dilaksanakan tanpa adanya kegiatan perencanaan dan rencana tidak akan tercapai secara optimal jika tidak disertai dengan pelaksanaan fungsi pengawasan.

Pengawasan ini berkaitan erat sekali dengan perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi karena:

1. Fungsi pengawasan harus terlebih dahulu direncanakan. 
2. Pengawasan hanya dapat dilakukan, jika ada perencanaan/rencana. 
3. Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengawasan dilakukan secara baik. 
4. Tujuan baru diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengawasan dan pengukuran dilakukan.

Berdasarkan penjelasan tersebut, maka pengawasan sangat menentukan baik/burukny pelaksanaan suatu rencana. menurut Melayu S.P. Hasibuan adalah :

Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan. menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar (Hasibuan, 1995).

Berdasarkan pendapat diatas, pengawasan adalah supaya proses pelaksanaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang rencana dan melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan-penyimpangan supaya tujuan yang di hasilkan sesuai yang direncanakan. hal ini sejalan dengan pendapatnya Dharma Setyawan Salam yaitu:VPengawasan adalah proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan, dan bilamana perlu melakukan perubahan-perubahan sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan panduan (Salam, 2004).

Berdasarkan pendapat diatas, maka dapat dikatakan bahwa pengawasan adalah usaha untuk mengawasi, membimbing, dan membina gerak pegawai dan unit kerja untuk bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dengan berpedoman kepada petunjuk baku dan pencapaian tujuan secara efektif dan efesien. Pengawasan meliputi kegiatan penilaian atas hasil kerja yang telah dilakukan. jika terdapat tindakan yang menyimpang dari standar yang telah ditetapkan maka diperlukan tindakan  korektif/perbaikan sesuai dengan langkah, prosedur, dan ukurannya yang telah ditetapkan. Dengan demikian melalui pengawasan dapat diawasi sejauh mana penyimpangan, penyalahgunaan, kebocoran, pemborosan, dan penyelewengan di masa yang akan datang.

Beberapa proses pengawasan melalui tahap-tahap sebagai berikut:

1. Menentukan standar atau dasar kontrol agar pengawasan yang dilaksanakan sesuai dengan perencanaan yang telah disepakati bersama. 
2. Ukuran yang telah ditetapkan harus sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. 
3. Melakukan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar penyimpangan dan kesalahan dalam melakukan kegiatan dapat dicegah serta diperbaiki.

Dengan adanya pengawasan diharapkan agar pemanfaatan semua unsur manajemen efektif dan efesien. Efektivitas artinya berhasil guna. sedangkan efesien artinya berdaya guna.

Menurut, H. Emerson memberikan definisi sebagai berikut:

1. Effectiveness is measuring in term of attaining precibed goal or objektives. Efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 
2. The ratio of input to output, benefit to cost performance to the use of resources, as that which maximizes result which limited resources, in orther words, it was the relation between what is accomplished and what migh be accompliched. efesien adalah perbandingan yang terbaik antara masukan (input) dan hasil (output), antar keuntungan dengan biaya antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan, seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan.

Efektifitas suatu pengukuran untuk tercapainya tujuan yang telah direncanakan sebelumnya. Sedangkan efesiensi perbandingan yang terbaik antar input dan output, dengan kata lain hubungan apa yang harus telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan.