Metode Koordinasi Efektif

Ada beberapa metode koordinasi efektif. Agar koordinasi dapat dicapai dengan efektif dan memiliki potensi yang lebih berarti maka perlu diketahui metode untuk mencapai arah tersebut.

Menurut McBarnes (1998), harus ada 3 (tiga) kaidah metode koordinasi efektif:

1. Harus ada kontak langsung mereka yang kegiatannya harus dikoordinasikan. 
2. Koordinasi harus dimulai pada tahap yang paling awal sebelum kebijaksanaan dibentuk secara lengkap. 
3. Koordinasi harus merupakan suatu proses yang berkelanjutan.

Adanya kontak langsung diantara diperlukan bagi pegawai-pegawai yang melaksanakan kerja, kontak langsung ini merupakan kegiatan melaksanakan komunikasi secara langsung diantara sesama pegawai sehingga akan memberikan kesamaan pemahaman atas kerja yang dilakukan. Banyaknya ketidakefektifan kerja karena kurangnya kesediaaan untuk selalu berkomunikasi sehingga kendala-kendala dalam pelaksanaan tugas menjadi bertambah berat, yang seharusnya dapat dipecahkan jika pegawai bersedia untuk bertemu langsung membicarakan masalah-masalah yang ada.

Koordinasi yang dimulai pada tahap awal adalah kepentingan yang sangat diperlukan sebelum kebijakan yang berhubungan dengan tugas dibentuk secara lengkap dan menyeluruh. Koordinasi yang lebih awal dapat memberikan pemahaman awal sehingga pada saat tugas dilaksanakan tidak memiliki kendala yang besar. Proses koordinasi perlu dilaksanakan secara terus menerus atau berkelanjutan. Pentingnya kelanjutan ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan fatal pada proses pelaksanaan tugas. Dengan kooordinasi yang berlanjut maka proses evaluasi tetap dapat dilakukan untuk mencpai kesempurnaan tujuan pekerjaan.

Selanjutnya T. Hani Handoko (1999) mengemukakan, koordinasi potensial dapat ditingkatkan dalam 2 (dua) cara yaitu:

Sistem informasi vertikal

Sistem informasi vertikal adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi didalam atau diluar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan koordinasi dan pengawasan.

Hubungan-hubungan lateral (horizontal)

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Menurut T. Hani Handoko (1999): ada beberapa hubungan lateral yang dapat diperinci sebagai berikut:

1. Kontak langsung antar individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja. 
2. Peranan penghubung yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
3. Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus. 
4. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misalnya manajer produk atau proyek, diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang. 
5. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasikan. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada point “4” diatas tidak secara efektif mengkoordinasikan tugas tertentu.

Menurut Hasibuan (2001), cara-cara mengadakan koordinasi yang baik adalah:

1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang tepat harus diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang baik. 
2. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota, tidak menurut masing-masing individu dengan tujuannya sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah bersama.
3. Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran dan sebagainya  
4. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran. 
5. Membina human relations yang baik antar sesama karyawan.
6. Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.

Jadi semua metode dan cara koordinasi yang disarankan dapat dijadikan bahan masukan bagi pihak manajemen perusahaan untuk mendapatkan koordinasi yang efektif.