Prosedur Evaluasi Kinerja Organisasi

Prosedur evaluasi kinerja organisasi merupakan sebuah prosedur yang panjang. Langkah penting dalam suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, dalam hal ini kegiatan evaluasi kinerja organisasi yang membutuhkan data untuk dianalisis dengan alat-alat yang relevan untuk menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Cara umum dalam mengevaluasi kinerja organisasi dapat dilakukan dengan waktu tertentu misalnya setiap bulan atau periode lain yang lebih pendek waktunya seperti seminggu atau periode yang lebih lama.

Tujuan organisasi dalam mengevaluasi kinerja adalah mengetahui semua pernyataan yang luas tentang apa yang akan dituju yang akan diwujudkan dalam organisasi, seperti memperoduksi produk unggul, menjadi market leader, mengolah usaha secara efektif dan memiliki teknologi unggul dan untuk menilai implementasi strategi suatu organisasi.

Dalam proses suatu evaluasi kinerja organisasi pada umumnya memiliki tahap-tahapannya sendiri. Walaupun tidak selalu sama, tetapi yang lebih penting adalah bahwa proses sejalan dengan fungsi evaluasi kinerja itu sendiri.

Menurut Husein Umar (2002) dipaparkan salah satu tahapan evaluasi kineja yang sifatnya umum digunakan antara lain: 

Menentukan apa yang akan dievaluasi

Dalam organisasi, apa saja yang dapat dievaluasi, dapat mengacu pada program kerja organisasi. Disana banyak terdapat aspek-aspek yang kiranya dapat perlu dievaluasi. Tetapi, biasanya yang diperioritaskan untuk dievaluasi adalah hal-hal yang menjadi key-success factors-nya.

Merancang kegiatan evaluasi kinerja

Sebelum evaluasi dilakukan, tentukan terlebih dahulu desain evaluasinya agar data apa saja yang dibutuhkan, tahap-tahap kinerja apa saja yang dilalui,dalam hal ini siapa saja yang akan dilibatkan, dan yang akan dihasilkan menjadi jelas.

Pengumpulan data

Berdasarkan desain yang telah disiapkan, pengumpulan data dapat dilakukan secara efektif dan efesien, yaitu sesuai dengan kaidah-kaidah ilmiah yang berlaku dan sesuai dengan kebutuhan dan kemampua.

Pengolahan dan analisa data

Setelah data terkumpul, data tersebut diolah untuk dikelompokan agar mudah dianalisa dengan menggunakan alat-alat analisis yang sesuai, sehinggga dapat menghasilkan fakta yang dapat dipercaya. Selanjutnya, dibandingkan antara fakta dan rencana untuk menghasilkan gap. Besar gap akan disesuaikan dengan tolak ukur tertentu sebagai hasil evaluasi.

Pelapor hasil evaluasi

Agar hasi evaluasi kinerja dapat dimanfaatkan bagi pihak-pihak yang berkepentingan, hendaknya hasil evaluasi didokumentasikan secara tertulis dan diinformasikan baik secara lisan maupun tulisan.

Tindak lanjut hasil evaluasi kinerja

Evaluasi kinerja merupakan salah satu bagian dari fungsi manajemen. Oleh karena itu, hasil evaluasi hendaknya dimanfaatkan oleh manajemen untuk mengambil keputusan dalam mengatasi masalah manajemen, baik ditingkat strategi maupun di tingkat implementasi strategi.

Dalam hal ini evaluasi kinerja dalam organisasi dapat dilihat dalam berbagai sisi salah satunya dari aspek keuangan, aspek operasional dan aspek administrasi.

Kegiatan menilai atau mengevaluasi kinerja perusahaan akan menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan itu sendiri. Hasil dari penilaian kinerja ini akan dapat dijadikan sebagai umpan balik (feedback) bagi formulasi atau implementasi strategi. Jika terjadi penyimpangan, maka untuk menghindari agar tidak terjadi penyimpangan lagi perlu dilakukan perubahan, misalnya perubahan rencana atau kegiatannya termasuk pengendaliannya.

Menurut Husein Umar (2002:36) Penilaian atau evaluasi merupakan suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah tercapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu fengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh. 

Dari definisi di atas dapat dijelaskan:

1. Suatu proses untuk menyediakan informasi, berarti bahwa kegiatan penilaian atau evaluasi membutuhkan data untuk dianalisis dengan alat- alat yang relevan untuk menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, untuk menentukan laba perusahaan dibutuhkan data mengenai seluruh pendapatan dan seluruh pengeluaran kemudian dianalisis dengan perhitungan matematis sederhana, sehingga akan dihasilkan besar laba perusahaan. 
2. Sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui ada selisih diantara keduaanya, berarti bahwa penilaian atau evaluasi dimaksutkan untuk membandingkan suatu kegiatan yang telah diselesaikan dengan yang seharusnya diselesaikan. Hasilnya apakah sesuai, di bawah standar, atau di atas standar yang telah ditentukan. Hal ini memerlukan tolak ukur tertentu, misalnya perkiraan suatu proyek yang sedang dikerjakan pada waktu  3 bulan akan selesai 75% dan pengeluaran anggaran  sebesar Rp. 1 Milyar. Kenyataannya protek baru diselesaikan 65% dan anggaran pengeluaran telah habis Rp. 1,2 Milyar, sehingga harus diputuskan hasil dari evaluasi terhadap perbedaan ini.